Od 1 października 2018 roku nowe przepisy nakładają na podmioty prowadzące księgi rachunkowe obowiązek składania sprawozdań finansowych wyłącznie w formie elektronicznej. Sprawozdania dotyczące 2018 roku powinny być złożone do 31 marca 2019 roku. Zasady wysyłania sprawozdań zostały ujęte w Rozdziale 5 i 6 ustawy o rachunkowości. Konsekwencją tej nowelizacji jest brak możliwości składania sprawozdań w wersji papierowej. Złożenie sprawozdania w wersji papierowej po 1 października 2018 roku odnosi taki sam skutek jak niezłożenie sprawozdania w ogóle. W dodatku sprawozdanie musi spełniać wymogi struktury logicznej i formatu wskazanego przez ministra  właściwego do spraw finansów publicznych.

Sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych  oraz kierownik jednostki. Oprócz osób uprawnionych do reprezentowania danych podmiotów, przez kierownika jednostki rozumie się również likwidatora, syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym. Szczegółowo mówi o tym art. 3 ustawy o rachunkowości. W przypadku organu wieloosobowego pod sprawozdaniem podpisują się wszyscy członkowie tego organu. Istotnym jest, że prawa złożenia podpisu nie mają członkowie rad nadzorczych lub innych organów nadzoru. Kolejnym warunkiem jest, aby osoby zobowiązane do złożenia podpisu posiadały numer PESEL ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Oznacza to, że osoba zagraniczna reprezentująca spółkę, również prokurent, musi przed podpisaniem sprawozdania złożyć wniosek o wydanie numeru PESEL, a następnie dokonać aktualizacji w KRS.

Podpis elektroniczny, zgodnie z przepisami ustawy, jest rozumiany jako podpis kwalifikowany lub podpis z użyciem profilu zaufanego e-PUAP. Jednakże opcja druga w przypadku wysyłki do sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego jest w tym momencie w przygotowaniu i miała być udostępniona końcem stycznia 2019 roku. Aktualnie system e-KRS pokazuje komunikat o błędzie w sytuacji w momencie, gdy składający sprawozdanie decyduje się na profil zaufany.

Sprawozdanie finansowe składa się z rachunku zysków i strat, bilansu, informacji uzupełniających, zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych. Podpis musi być umieszczony pod każdym z tych elementów i dodatkowo opatrzony datą.

Termin końcowy złożenia sprawozdań jest coraz bliżej. Warto zatem zadbać o to, aby procedura przebiegła bez komplikacji. Tym bardziej, że ustawa przewiduje niemałe kary za złożenie sprawozdania z pominięciem ustawowego terminu.